Integrierte Managementsysteme (IMS): Struktur statt Systemchaos

In vielen Unternehmen existieren parallel mehrere Managementsysteme, oft

historisch gewachsen. Qualitätsmanagement nach ISO 9001, Umweltmanagement nach ISO 14001, Arbeitssicherheit nach ISO 45001 oder, im regulierten Umfeld, ISO 13485.

Was in der Theorie sinnvoll klingt, endet in der Praxis oft in doppelten Dokumenten, parallelen Prozessen, unklaren Zuständigkeiten und genervten Mitarbeitenden. Genau hier kommt ein integriertes Managementsystem (IMS) ins Spiel und sorgt für Ordnung im System-Dschungel.

Ganz nach unserem Motto: QM ohne Kopfschmerzen.

Was ist ein integriertes Managementsystem?

Ein integriertes Managementsystem verbindet mehrere Managementsysteme in einer gemeinsamen Struktur. Prozesse, Verantwortlichkeiten, Dokumente und Nachweise werden nicht mehrfach aufgebaut, sondern sinnvoll zusammengeführt.

Das Ergebnis ist kein zusätzliches System, sondern ein klar strukturiertes, schlankes Managementsystem, das unterschiedliche Normanforderungen, ganz ohne unnötige Bürokratie, gleichzeitig erfüllt.

Häufig integrieren Unternehmen folgende Normen in einem gemeinsamen System:

• ISO 9001 (Qualitätsmanagement)

• ISO 14001 (Umweltmanagement)

• ISO 45001 (Arbeits- und Gesundheitsschutz)

• ISO 13485 (Qualitätsmanagement für Medizinprodukte)

Integration ist gewollt – auch von den Normgremien

Integration ist kein Trend, den sich Berater ausgedacht haben. Auch die Normgremien selbst treiben die Vereinheitlichung seit Jahren gezielt voran.

Mit der sogenannten High Level Structure (HLS), 2021 abgelöst durch die Harmonized Structure (HS), wurden viele ISO-Normen bewusst gleich aufgebaut:

• identische Kapitelstrukturen

• vergleichbare Begriffe und Definitionen

• ähnliche Anforderungen an Prozesse, Risiken, Dokumentation und Führung

  
  

Das klare Ziel: Unternehmen sollen Managementsysteme einfacher kombinieren und integrieren können, statt für jede Norm ein eigenes System zu pflegen.

Ein IMS nutzt genau diese gemeinsame Struktur und macht aus Normanforderungen ein funktionierendes Gesamtsystem.

Warum lohnt sich ein integriertes Managementsystem?

1. Weniger Bürokratie, weniger Doppelarbeit

Schulungen, interne Audits, Managementbewertungen, Maßnahmenverfolgung – all das fordern viele Normen gleichzeitig. In einem IMS wird das einmal sauber aufgesetzt und mehrfach genutzt.

2. Klare Prozesse statt Normdenken

Ein integriertes System orientiert sich nicht an Normkapiteln, sondern an den realen Unternehmensprozessen. Das macht Abläufe verständlicher und im Alltag deutlich leichter anwendbar.

3. Höhere Akzeptanz bei Mitarbeitenden

Je komplizierter ein Managementsystem, desto geringer die Akzeptanz. Ein schlank integriertes System wird verstanden, genutzt und gelebt, statt nur für Audits hervorgeholt zu werden.

4. Entspanntere Audits

Interne Audits, Kunden- oder Zertifizierungsaudits lassen sich gebündelt und effizient durchführen. Weniger Vorbereitung, weniger Wiederholungen, weniger Kosten, weniger Stress.

Für welche Unternehmen ist ein IMS sinnvoll?

Ein integriertes Managementsystem lohnt sich besonders für Unternehmen

• mit mehreren Managementsystemen

• im Wachstum oder mit steigenden regulatorischen Anforderungen

• mit mehreren Standorten oder komplexen Prozessen

• in regulierten Branchen wie der Medizintechnik

Aber auch Start-ups profitieren davon, von Anfang an integriert zu denken – selbst dann, wenn (noch) keine Zertifizierung geplant ist.

Der Unterschied zwischen getrennten Systemen und einem integrierten Managementsystem zeigt sich besonders deutlich im Arbeitsalltag:

Integration ≠ mehr Bürokratie

Viele Unternehmen befürchten, dass ein integriertes Managementsystem automatisch komplizierter wird. Schließlich sollen mehrere Normen, Anforderungen und Prozesse unter einen Hut gebracht werden.

In der Praxis ist aber das Gegenteil der Fall.

Ein IMS reduziert Komplexität, weil es gemeinsame Strukturen nutzt und Doppelarbeit konsequent vermeidet. Statt mehrere parallele Systeme zu pflegen, entsteht ein übersichtliches Gesamtsystem, das sich an den tatsächlichen Abläufen im Unternehmen orientiert.

Ein gutes IMS:

• nutzt die gemeinsamen Strukturen der Normen gezielt aus

• bleibt pragmatisch und praxisnah

• unterstützt das Tagesgeschäft statt es auszubremsen

  
  

Kurz gesagt: Weniger Systeme. Mehr Überblick. Weniger Kopfschmerzen.

Unser Ansatz: QM, das funktioniert

Wir entwickeln integrierte Managementsysteme, die sich an Ihrem Unternehmen orientieren und nicht an starren Mustern.

Ob Integration bestehender Systeme, schrittweiser Aufbau oder ein bewusst schlankes Managementsystem ohne Zertifizierungsdruck: Unser Fokus liegt auf klaren Prozessen, nachvollziehbaren Strukturen und echtem Nutzen.

Denn gutes Qualitätsmanagement soll steuern, unterstützen und Sicherheit geben. Und eben nicht belasten.

Wenn Sie überlegen, Ihre bestehenden Systeme zu integrieren, lohnt sich eine individuelle Analyse. Wir beraten Sie gerne ganz unverbindlich.

Fazit

Ein integriertes Managementsystem bringt Struktur ins Unternehmen, reduziert Aufwand und schafft Übersicht. Wer die gemeinsamen Strukturen der Normen richtig nutzt, erhält ein Managementsystem, das funktioniert Wer sein Managementsystem integrieren möchte, profitiert von einer strukturierten Begleitung.

Oder anders gesagt: QM ohne Kopfschmerzen.

FAQ

Ist ein IMS auch ohne Zertifizierung sinnvoll?

Ja. Viele Unternehmen nutzen ein IMS als internes Steuerungs- und Organisationssystem, ohne sich direkt zertifizieren zu lassen. Auch ohne offizielles Zertifikat sorgt ein integriertes System für klare Prozesse und mehr Transparenz.

Für welche Unternehmen lohnt sich ein IMS besonders?

Ein IMS ist besonders sinnvoll für Unternehmen mit mehreren Normanforderungen, in regulierten Branchen, im Wachstum oder mit komplexen Abläufen. Aber auch Start-ups profitieren davon, früh strukturiert zu arbeiten.

Wie aufwendig ist die Umstellung auf ein integriertes Managementsystem?

Der Aufwand hängt vom bestehenden Reifegrad der Managementsysteme ab. Unternehmen mit bereits etablierten Systemen können meist schrittweise und mit überschaubarem Aufwand integrieren.

Kann ein IMS schrittweise eingeführt werden?

Ja. In der Praxis ist ein stufenweiser Aufbau oft der sinnvollste Weg. Bestehende Systeme werden nach und nach zusammengeführt, ohne den laufenden Betrieb zu stören.

Müssen alle Normen vollständig integriert werden?

Nein. Nicht jede Anforderung muss zwingend identisch umgesetzt werden. Ziel ist es, gemeinsame Elemente zu bündeln und nur dort zu trennen, wo es fachlich notwendig ist.

Wie wirkt sich ein IMS auf Audits aus?

Mit einem integrierten System lassen sich interne und externe Audits besser bündeln. Das reduziert Vorbereitungsaufwand, Wiederholungen und langfristig auch Kosten.